コードレス電話機で働き方改革!フリーアドレスでどこでも誰とでもつながる電話システムを構築

コードレス電話機で通話する女性

働き方改革の機運の高まりにより、固定席で仕事をするスタイルから、固定席を決めずにオフィスの中の空いている席に自由に着席して仕事を行う、フリーアドレスを導入する企業が急速に増えています。そして、フリーアドレスによる働き方の変化により、オフィスの電話機にも変化が起きています。

従来の固定席で仕事を行うスタイルでは、一人一人のデスクに固定電話機を置くかたちが一般的でしたが、フリーアドレスデスクは都度座る人が異なり、固定電話機だと不特定多数の人で共有するため不便です。

また、フリーアドレスを採用している最近のオフィスでは、フリーアドレスデスクだけでなく、カフェスペースや作業ブースなどを設け、社員がオフィスの中で働く場所を好きに選べるようになり、そもそも電話機を置くスペースすら確保できない場所で仕事をするケースもあります。

そこで、今、オフィスの電話システムで注目されているのが、デジタルコードレス電話機の活用です。携帯型の電話機なので、オフィスのどこにでも持ち歩けるのはもちろん、外線の発着信や内線通話、保留、転送など固定電話機と同様の使い方が可能です。そのため、デジタルコードレス電話機を1人に1台持たせて、フリーアドレスのオフィスで活用する事例が増加しています。

さらに、固定電話機が無くなることによるデスクスペースの有効活用や、レイアウト変更時の配線工事費の削減など、様々なメリットを享受できるデジタルコードレス電話機の利便性についてご紹介いたします。

フリーアドレスに必須のデジタルコードレス電話機

フリーアドレスを採用することで、部門やグループを越えてコミュニケーションが活性化し、新たな気づきやアイデアが生まれ、企業の成長力につながります。

しかし、フリーアドレス化に伴い、オフィスのどこに誰がいるのかわからない状況になるので、社内の連絡をスムーズにすることをおろそかにすると、せっかくのフリーアドレスも、業務が非効率になり、生産性を低下させる要因にもなりかねません。

そこで、1人に1台のデジタルコードレス電話機を持たせることで、フリーアドレスをより一層スムーズに活用することができるようになるのです。

例えば、お客様からの外線着信時は、担当者がどこにいるのかわからなくても、内線で呼び出し、保留を転送すれば、お客様をお待たせせずにスムーズに取り次ぎができます。また、上司に至急連絡を取りたい時は、内線で呼び出しをすればすぐに通話ができます。

フリーアドレスを採用し、デジタルコードレス電話機を導入することで、机に縛られず、どこにいても誰とでもつながるビジネス環境を確立できます。

ポイント!

  • フリーアドレスでも担当者に外線の取り次ぎをスムーズに行えます。
  • 離席中でも固定電話機のように席まで戻ることなく電話応対が可能です。
  • 通話をしながら、立って調べものや探しものができます。

コードレスを利用したフリーアドレスオフィス

岩通 ビジネスホン・PBX Frespec(フレスペック)が提唱する、デジタルコードレス電話機を用いたフリーコードレスオフィスの利用イメージ。基地局と呼ばれるアンテナを適切に設置することで、オフィスのどこでもデジタルコードレス電話機を利用できる。

デジタルコードレス電話機導入による生産性向上とコスト削減効果

デジタルコードレス電話機を採用することで、固定電話機にはなかった生産性向上とコスト削減効果が期待できます。

まず、レイアウト変更や座席替えの頻繁なオフィスでは、その度に固定電話機の配線工事費がかかりますが、デジタルコードレス電話機は、配線工事費がかかりませんので、都度発生する工事費の削減効果が図れます。

また、社員に携帯電話やスマートフォンを持たせている場合、社員が社内の電話機を使わずに携帯電話やスマートフォンを使用することで、通信費がかさんでしまいます。デジタルコードレス電話機を持たせて利用を推進すれば、割高な携帯電話やスマートフォンの通信費が減り、通信費全体のコスト削減効果が見込めます。

さらに、電話を取り次ぐ場合に、離席している人を探す手間がかからないので、時間の節約ができ、生産性の向上に寄与します。

ポイント!

  • コードレスなので、レイアウト変更の度に必要だった配線工事費がかかりません。
  • 携帯電話やスマートフォンを使うことが少なくなり、会社全体の通信費の節減に効果があります。
  • 電話を取り次ぐ場合、離席している人を探す手間がかからないので時間の節約ができます。

デジタルコードレス電話機を導入するためのポイント

デジタルコードレス電話機を導入するためのポイントをまとめました。フリーアドレスを採用しているオフィスはもちろん、フリーアドレスを採用していなくても、こちらの項目に該当があれば、働き方の変革や生産性向上、コスト削減効果などの導入効果が期待できますので、ご検討ください。

  • フリーアドレスを採用している、採用する予定がある。
  • 社内のレイアウト変更、座席変更が頻繁で、その都度、電話の配線工事を行っている。
  • デスクの大きなスペースを占有する固定電話機を廃止し、デスクスペースを有効活用したい。
  • お客様からの外線着信の取り次ぎで、離席中の担当者が多く、長時間保留にしてお待たせすることがよくある。
  • 社内で人を探したり、構内放送での呼び出しを頻繁に行っている。
  • 社外、社内の連絡に携帯電話やスマートフォンを頻繁に利用しており、通信費がかさんでいる。

フリーアドレスデスクの参考例

写真のようにフリーアドレスデスクの近くに、ちょっとした打ち合わせスペースを置くのが流行のスタイル。打ち合わせをするのにわざわざ会議室の予約をする必要がないので、コミュニケーションが活性化する。半面、ひとつの場所に留まらなくなるので、人を探すのが難しくなる。そのため、コードレス電話機を1人に1台持たせておけば、社員同士が連絡を取りやすい。

デジタルコードレス電話機のシステムについて

オフィスの電話システムであるビジネスホン・PBX環境では、固定電話機の場合、システムを制御する主装置から各固定電話機に配線しますが、デジタルコードレス電話機の場合、主装置からアンテナ(デジタルコードレス基地局)まで配線し、アンテナ(デジタルコードレス基地局)とデジタルコードレス電話機が電波で通信することでシステムを構成します。

自社の敷地の範囲内で、PHSの通信技術を利用して通信をするシステムのため、構内PHSとも呼ばれています。構内PHS以外にも、無線LANと専用コードレス端末を利用したシステムや、スマートフォンを内線化するシステムがありますが、電波干渉や音質の問題からなかなか普及せず、コードレス電話機を採用したい企業にとって構内PHSは、高音質で安定して通話ができることから、依然として最も選ばれているシステムです。

また、PHSは機器の特性上低電磁波で、人体や医療機器への影響が少ないことから、構内PHSは病院や介護施設などの医療・福祉施設で幅広く導入されています。

なお、公衆サービスとしてのPHSは2020年7月末にサービスの提供が終了となりますが、構内PHSは各メーカーの最新のビジネスホン・PBXにも採用されており、今後もコードレス電話機システムの主流として幅広い企業で利用されるシステムであるといえます。

デジタルコードレス電話機のシステム図

NECのビジネスホン・PBXのデジタルコードレス電話機のシステム構成例。オフィスだけでなく、工場や倉庫など敷地が広い場所でも重宝されている。また、本来はアンテナのある企業の敷地内だけで利用するものだが、キャリアと公衆サービスを契約すれば、オフィスの外でも利用できる(ただし、公衆サービスとしてのPHSは2020年7月末にサービスの提供が終了となる)。

便利な機能

デジタルコードレス電話機は固定電話機とほぼ同様の操作が可能

デジタルコードレス電話機は、外線の発着信や特定操作をワンタッチでできるファンクションボタン(ボタンキー)や、内線、保留、転送など固定電話機とほぼ同様の操作が小さなボディでしっかり行えます。

また、防水対応により、水を扱う機会の多い業務シーンでも、濡れたままの手で操作できる機種もございます。日常的に水を利用する環境はもちろん、万が一の災害時でも水濡れを気にせず安心して利用できます。

機種にもよりますが、連続通話時間は6~8時間、連続待ち受け時間は100時間以上あるので、業務中は充電を気にする必要がほとんどありません。

デジタルコードレス電話機のシステム図

岩通 デジタルコードレス電話機 MUJO7(ムージョ7)は、コンパクトながら固定電話機に迫る機能を誇ります。完全防水ではありませんが、水濡れに強い生活防水に対応しています。

デジタルコードレス電話機の環境化でスマートフォンを使用するソリューション

NECのビジネスホン・PBX Aspire WXのPHSカード Carrity-BRは、デジタルコードレス電話機の環境下(構内PHS)の中でスマートフォンを内線端末として収容することができるカードです。アンテナ(デジタルコードレス基地局)とPHSカードがPHSで通信し、カードとスマートフォンはBluetoothで通信します。

デジタルコードレス電話機とスマートフォンの2台持ちが不要となり、構内PHS環境の高い音声品質でスマートフォンを利用できます。

移動していても途切れなく繋がります

デジタルコードレス電話機のシステムは、通話しながらの移動に合わせて電波の強いアンテナ(デジタルコードレス基地局)に自動的に切り替えを行うハンドオーバー機能を装備しているので、移動しながらの通話もスムーズです。

例えば、岩通のビジネスホン・PBX Frespec(フレスペック)は、従来システムに比べハンドオーバー性能が大幅に向上しており、アンテナ(デジタルコードレス基地局)間を移動する際にほとんど通話の瞬断なしでご利用いただけます。

おすすめのシステム

NEC ビジネスホン・PBX Asire WX(アスパイアWX)

デジタルコードレス電話機を最大487台収容できるシステムです。デジタルコードレス電話機はスタンダードタイプのIP8D-8PS-3と、防水タイプのCarrity-NWをラインナップ。デジタルコードレス電話機の環境下(構内PHS)の中にスマートフォンを内線端末として収容することができるPHSカード Carrity-BRは、Aspire WXオリジナルのソリューションです。

小規模オフィスから大規模オフィスまで、利用環境によってカスタマイズできる柔軟性が魅力で、国内で最も売れているビジネスホン・PBXです。

NEC ビジネスホン・PBX Asire WX(アスパイアWX)

岩通 ビジネスホン・PBX Frespec(フレスペック)

ビジネスホン・PBXの老舗メーカーである岩通の得意分野がデジタルコードレス電話機です。最新機種のFrespec(フレスペック)は、なんとデジタルコードレス電話機を最大1024台も収容できます。

デジタルコードレス電話機は、コンパクトながら固定電話機に迫る機能を備え、生活防水機能を備えたMUJO7(ムージョ7)や、堅牢性に優れた防雨(IPX3相当)構造の屋外での使用にも適し、オプションのアセンブリでハンズフリー通話ができる店舗や工場向けのDC-PS8がラインナップされています。

電話機10台以上の中規模オフィスから大規模オフィスまで対応するビジネスホン・PBXです。

岩通 ビジネスホン・PBX Frespec(フレスペック)

フリーアドレスを採用するオフィスでは、フリーアドレスデスクを置くだけでなく、ICT環境の整備を同時にすることが重要です。こちらでご紹介しているデジタルコードレス電話機に加えて、無線LANの導入や、デスクトップPCからノートPCにリプレイスすることも重要です。オフィス全体のフルコードレス化を実現することで、机に縛られず、オフィスのどこでも仕事ができる環境になり、フリーアドレスの促進に繋がります。

まとめ

フリーアドレスを導入し、働き方改革を目指す企業にとって、デジタルコードレス電話機は、社員同士のコミュニケーションをスムーズにするための重要なICTツールです。

また、お客様や取引先など企業のステークホルダーに対して、電話がきちんとつながるという安心感と信頼感をもたらし、企業イメージの向上にもつながります。

サンビジコムでは、デジタルコードレス電話機(構内PHS)のシステム構築はもちろん、無線LANの導入や、ノートPCへのリプレイスなどのICT整備全般のご提案が可能です。また、フリーアドレスを採用するにあたってのレイアウトや内装デザインなどのオフィスデザイン全般もご提案が可能。御社の働き方改革を多方面からサポートいたしますので、ぜひお気軽にお問い合わせください。