コロナ渦以降、フリーアドレスを導入する企業が本当に多くなってきました。以前は大企業の導入が先行していましたが、現在は中小企業が導入するケースも増えており、弊社でもオフィスの移転やリニューアルに伴うオフィスデザイン案件ではフリーアドレスのご相談をいただくことが中心となっています。

そんなオフィスのトレンドであるフリーアドレスについて、弊社では、オフィスデザインとICTの両側面からサポートし、フリーアドレスで導入するのに必要なものを全部そろえることができます。こちらのページでは、オフィスのフリーアドレス導入ソリューションと銘打って、弊社のできることをまとめました。

フリーアドレスの歴史

フリーアドレスの歴史を振り返ると、まず、2008年にリーマンショックがあり、企業がコスト削減を求められる中で、座席数の削減や省スペースの実現を目的にフリーアドレスを導入する企業が少しずつみられるようになりました。しかし、あまり積極的ではない目的ですので、なかなか普及するには至らず、当時は従来型の島型対向式デスクレイアウトを採用する企業の割合が圧倒的でした。

しかし、2018年に成立した働き方改革関連法の成立を転機に変化が生じます。多様な働き方の実現や生産性向上などの働き方改革の目的を果たすために、社内のコミュニケーションを活性化するフリーアドレスの有用性が再発見されるかたちで、大企業を中心に導入する企業が各段に増えたのです。

そして、2020年になると、コロナ渦によりテレワークが急速に普及し、オフィスの意味が問い直されるようになりました。仕事はオフィスでなく自宅や外出先でできる、それならばオフィスに行く意味は何なのかという命題を突き付けられた企業は、オフィスの居心地や、社員同士が交流できる場としてのしつらえを追求し、社員が集まるオフィス、社員が行きたくなるオフィスを設計することがトレンドになり、その際にフリーアドレスを採用することがスタンダードになりました。

今や、オフィス移転やリニューアルを検討する企業は、必ずフリーアドレスの採用を検討するような状況になりました。ウィズコロナ・ポストコロナ時代、オフィスのニューノーマールとして、一躍、フリーアドレスが今後の主流になっていく過渡期を今まさに目撃しているというのが現状です。

フリーアドレスとは

フリーアドレスとは固定席を設けず、座る席を自由に選んで仕事をするスタイルのことです。 大型の天板形状を持ち、フットフリー（デスクの中間脚がないか、セットバックしていて、足元が広々としている）で複数人が着座できるフリーアドレスデスクは、出社人数が多い時は詰めて座り、出社人数が少ない時は広々とデスクスペースを活用できるなど、柔軟に、臨機応変に働くことができます。

従来のように事務机の袖引出しやサイドワゴンが無くなるため、個人が管理していた書類や持ち物はパーソナルロッカーで保管するかたちが一般的です。なお、パーソナルロッカーは保管容量が少なく、また、フリーアドレス下で書類を持ち運ぶのは非効率なことから、書類を減らすペーパーレスを推進することがフリーアドレス導入時の肝になります。

また、ノートパソコンやスマホを持ち運んで仕事をするかたちになるため、無線LANやスマホ内線の導入など、ICT環境の面にも配慮したうえでフリーアドレスを導入することが重要です。

フリーアドレスを導入するならオフィス移転やオフィスリニューアルのタイミングで

上記で説明したように、フリーアドレスを導入する場合、単にフリーアドレスデスクを導入するだけではなく、多岐に渡るポイントがあります。そのため、オフィス移転やオフィスリニューアルのタイミングで、フリーアドレス化を検討するのがスムーズです。実際、弊社でご相談いただく際は、ほとんどのお客様がそのようなかたちとなります。

ただし、大幅なオフィスリニューアルをするのではなく、レイアウトを工夫して、既存のデスクと書庫を、フリーアドレスデスクとパーソナルロッカーに置き換えるようなかたちで、フリーアドレス化を実現した事例もございますので、お気軽にご相談ください。

フリーアドレスはレイアウトの工夫が必要

フリーアドレスを導入する際はレイアウトに工夫が必要です。参考までに、一般的なフリーアドレスのレイアウトをご紹介します。まず、出社率を割り出し、フリーアドレスデスクの必要数を決めレイアウトします。次に、全社員分のパーソナルロッカーをレイアウトし、必要に応じて共用の書類などを保管する書庫をレイアウトします。

さらに、せっかくフリーアドレスを採用するのですから、コミュニケーションが更に活性化するような、打ち合わせスペースやマグネットスペース、カフェスペースなどをレイアウトします。

そして、Web会議や電話、集中して業務を行いたい場合などに、ローパーティションや、ワークブース（集中ブース）などで集中スペースをレイアウトします。

以上のように、多様な要件をレイアウトに落とし込む必要があるため、自社の新しい働き方をどのように実現していくのかを検討し、弊社のようなオフィスデザイン会社と綿密な打ち合わせを重ねながらレイアウトを作り上げていくことが必要になります。

フリーアドレスで必要なもの

フリーアドレスデスク
一般的なデスクは1人に1台を割り当てますが、フリーアドレスデスクは大型の天板形状を持ち、複数人が着座できるデスクです。フリーアドレスデスクを導入することにより、固定席を設けず、空いている席を自由に選んで仕事ができるワークスタイルを実現します。

デスクトップパネル/アクリルパネル
フリーアドレスで視線が気になる場合や、飛沫防止対策をする場合にはデスクトップパネルやアクリルパネルを利用します。デスクトップパネルはクロスタイプだとカラーバリエーションが豊富なので空間にアクセントをもたらすことができます。

パーソナルロッカー
フリーアドレスでは個人が管理する書類や持ち物はパーソナルロッカーで管理します。出社時に書類や持ち物を取り出し、外出や退社時にしまうのでクリーンデスクポリシーを採用しやすく、収納量が限られているのでペーパーレスの推進にも繋がります。

ワークブース（集中ブース）
フリーアドレス下では電話やWeb会議、集中して業務に臨みたい時のために、ワークブース（集中ブース）などを利用して集中スペースを確保するのが重要です。ワークブースは電話ボックスのように周囲が囲まれたクローズドタイプから、パネルを組み合わせたセミオープンタイプのものまで幅広い選択肢があります。

ノートパソコン
フリーアドレス下ではパーソナルロッカーに入れておいたノートパソコンを持ち運び、席を選んで働きます。ノートパソコンは画面が小さいので、フリーアドレスデスクにモニターとケーブルを用意して、ノートパソコンをモニタに接続して利用するかたちもスマートです。

無線LAN（Wi-Fi）
フリーアドレス下では、ノートパソコンやスマホを持ち運んで働くので、有線LANよりも無線LAN（Wi-Fi）が重宝します。電波干渉やセキュリティへの配慮、コントローラーかクラウドを用いたアクセスポイントの管理など、適切な設計が重要です。

スマホ内線
フリーアドレス下では固定電話機を置くかたちはあまり一般的ではなく、スマホで会社の外線や内線、保留転送などを可能にするスマホ内線を採用するかたちがスマートです。ビジネスフォン・PBXの機能を利用するものや、クラウドで実現するかたちなどがあります。

チャットツール
固定席の時は声をかけて即座にコミュニケーションが取れましたが、フリーアドレスの場合、座る席がまちまちなので、コミュニケーションを絶やさないためには、TemasやSlackなどのチャットツールの導入が不可欠です。

座席管理システム
広いオフィスでは座席管理システムを採用すると便利です。空いている席の把握、席の予約、誰がどこにいるかの検索など、スマートなフリーアドレスの運用を実現することができます。

フリーアドレスをご検討のお客様へ

最後に弊社のスタンスをご紹介いたします。

弊社は「オフィスデザイン」と「ICT環境の構築」を1社で対応できることを強みとしています。フリーアドレスは、弊社の強みを活かせる、まさにうってつけのソリューションであるといえ、レイアウト、オフィス家具のコーディネートから、無線LANやスマホ内線などのネットーク環境構築まで、御社のフリーアドレス化を、一気通貫でサポートすることが可能です。

もちろん、「オフィスデザイン」のみ、「ICT環境の構築」のみ、もしくは、上記の「フリーアドレスで必要なもの」で挙げたものの一部のみの対応も可能です。お気軽にご相談ください。

お問い合わせ方法

オフィスのフリーアドレス導入ソリューションをご希望のお客様は下記のお問い合わせボタンよりお問い合わせください。お電話もしくはメールフォームからお問い合わせが可能です。 東京、神奈川、千葉、埼玉にお客様のオフィスがある場合は、「オフィスデザイン」と「ICT環境の構築」のいずれにも精通したオフィスプランナーがご訪問してヒアリングいたしますのでご相談ください（その他の地域のご訪問につきましてはご相談ください）。

お問い合わせ後、弊社からご提案する内容については、過度に売り込みやセールスをするものではなく、お客様のご要望に沿うものを第一義といたします。お客様の目的に対して貢献できると判断した場合、プラスアルファのご提案をいたしますが、あくまで選択肢を広げるものであり、無理強いをするものではございません。

お問い合わせ前に、お客様の課題に弊社が対応できるかどうか判断しかねる場合もあろうかとは思います。万が一、お客様のお問い合わせ内容に弊社でご対応できない場合でも、極力、代替案をお示ししたり、参考になるご意見を申し上げるなど、せっかくいただいたお問い合わせに対して、お客様が何かしらの収穫が得られるよう最大限努力いたしますので、ぜひお気軽にお問い合わせください。